Những điều DN nên làm trước khi giảm biên chế

Trước thực trạng nền kinh tế suy giảm, nhiều công ty không còn cách nào khác phải cân nhắc việc thu hẹp sản xuất và cắt giảm nhân sự.

Sự bất an, không ổn định trong giai đoạn này có thể làm tinh thần làm việc và năng suất của nhân viên bị giảm sút nghiêm trọng và công ty còn bị mất sự tập trung vào việc thỏa mãn các nhu cầu của khách hàng.

Trong tình thế đó, bộ phận nhân sự giữ vai trò quan trọng trong việc xốc dậy nhuệ khí của nhân viên. Sau đây là một số bước nên làm nếu doanh nghiệp đang tiến hành hoặc cân nhắc cắt giảm nhân sự.

Tập trung vào hiệu năng

Ban giám đốc phải thiết lập và sử dụng các bộ thước đo hiệu năng làm việc, khuyến khích tăng hiệu năng và tất nhiên là cũng phải tăng các phần thưởng tương xứng. Như vậy, mọi nhân viên trong công ty sẽ nhận thức được rằng tình thế đang thay đổi nên phải báo cáo kết quả làm việc theo khung đánh giá mà ban giám đốc đã đưa ra, nhờ đó, họ sẽ tập trung sự chú ý vào công việc và các khách hàng hơn.

Bộ thước đo cho tất cả mọi thành viên trong công ty biết những phần việc nào là quan trọng, còn các phần thưởng giúp họ tập trung giải quyết các phần đó nhanh chóng hơn.

Hạn chế tin đồn

Khi thấy bất an, người ta hay phỏng đoán công ty sắp giảm biên chế. Tốt nhất bộ phận nhân sự nên xây dựng đường dây hotline hoặc các kênh trao đổi để giải tỏa những nghi vấn này. Nên công bố số điện thoại trực tiếp để mọi người gọi đến phòng nhân sự.

Nếu công ty có sẵn hệ thống mạng intranet nội bộ, hãy xây dựng một chat room hay hệ thống mail vô danh tính để ai cũng có thể thoải mái đặt câu hỏi và nhận được câu trả lời nhằm giải tỏa nghi vấn.

Nhờ giúp đỡ và tư vấn

Ban giám đốc có thể tận dụng các mối quan hệ từ mạng lưới các công ty bạn và đối tác. Hãy nhờ họ giúp đỡ ý kiến để quản lý tốt quá trình giảm biên chế của mình.

Thăm dò nhân viên

Tiến hành thăm dò các nhân viên nòng cốt trong công ty để xác định các vấn đề và mối quan tâm hàng đầu của họ. Sử dụng các thông tin đã tìm hiểu được để phát triển phương pháp đối thoại và khích lệ thích hợp.

Đừng quá dây dưa

Khi mức chi tiêu đã tăng vượt quá khả năng chịu đựng, doanh nghiệp buộc phải hành động ngay để giảm thiểu tác động xấu lên khách hàng. Hãy lên kế hoạch giảm biên chế ngay từ trước, đừng đợi đến lúc “nước đến chân mới nhảy”.

Nếu thời điểm đã đến, hãy quyết định nhanh chóng ai phải ra đi và giải quyết dứt điểm chuyện đó trong vòng hai tuần.

Công khai tiêu chí quyết định

Xác định từ sớm các tiêu chí quyết định người phải ra đi và thông báo công khai trước toàn thể nhân viên. Cho dù việc này có vẻ rất nhạy cảm, nhưng sự công khai cho phép mọi người tự đánh giá lại bản thân.

Những ai xét thấy mình có nguy cơ phải ra đi sẽ có cơ hội để làm việc tích cực hơn nhằm thoát khỏi nhóm nguy cơ đó. Còn đối với những người làm việc tốt, tiêu chí này giúp họ giảm bớt những lo lắng vô ích vì họ hiểu họ vẫn cần thiết cho doanh nghiệp.

Không đẩy nhân viên đến mức làm việc kiệt sức

Trước và sau giai đoạn giảm biên chế, một số người sẽ cố vắt kiệt sức mình làm việc để mong không bị sa thải. Ban giám đốc và chuyên viên nhân sự khôn ngoan cần biết cách quản lý hiệu năng làm việc, sai lầm, tai nạn nghề nghiệp… để không xảy ra tình trạng quá tải không cần thiết cho nhân viên.

Kết hợp cùng công đoàn

Nếu công ty có Công đoàn, hãy phối hợp cùng họ khi tiến hành bất cứ hành động nào để tránh bàn tán và gây bất ổn cho nhân viên. Thời điểm này là cơ hội tốt để xây dựng quan hệ khăng khít giữa lãnh đạo doanh nghiệp và Công đoàn và mối thân tình này sẽ có lợi cho công ty về sau.

Theo Doanh nhân cuối tuần